Je parle d’art pour attirer votre attention, mais également car mon expérience me fait dire que cela se perd.
Qui n’a jamais été convié à participer à une réunion, dont on ne connaît ni l’ordre du jour précis, ni la durée, et encore moins les objectifs ou les participants…?
On se retrouve donc à rester assis, parfois durant des heures, à discourir et réfléchir sur des sujets dont on découvre la teneur au moment de la réunion, et donc à perdre en efficacité car on n’a pas pu se préparer.
Alors comment organiser et tenir une réunion de manière efficace?
Avant toute chose, demandez-vous s’il est vraiment nécessaire d’organiser une réunion pour le sujet qui vous intéresse? Cela nécessite-t-il de faire déplacer des gens durant au moins 1h, ou bien cela peut-il être traité par mail ou par téléphone en quelques minutes, de manière individuelle ou collective?
S’il s’avère que la réunion est nécessaire, outre le fait de prévenir les participants au moins une semaine à l’avance (sauf urgence bien évidemment), que ce soit une réunion d’information, pour un brief, en gestion de projet, ou en brainstorming il y a plusieurs points à respecter en amont de la réunion :
- Préparer l’ordre du jour et l’envoyer au préalable (au moins 3 jours) aux participants afin que ceux-ci puissent se préparer, et si nécessaire, y ajouter des points. L’ordre du jour devra préciser l’objectif (SMART) et la durée prévue de la séance.
- Préciser l’heure et le lieu.
- Insister sur la confirmation de présence de chacun des participants (prévoir une réunion à 5 et se retrouver à 2 implique sûrement le report de la réunion).
- Si possible, envoyer l’invitation calendrier par mail avec afin que le créneau s’ajoute automatiquement dans l’agenda des participants et ainsi éviter les erreurs de timing.
Durant la réunion :
- Désigner un animateur, celui qui permettra à tout un chacun de s’exprimer et qui s’assurera que l’ordre du jour et le timing sont respectés.
- Désigner un secrétaire de séance, celui qui fera le compte-rendu de la réunion. (Attention, cela ne veut pas dire que les autres participants ne doivent pas prendre de notes… je vous vois venir…)
- Rappeler le contexte, l’ordre du jour, les objectifs de la réunion ainsi que la durée prévue.
- Faire un tour de table si les convives ne se connaissent pas tous.
- Définir les règles de la réunion et s’assurer qu’elles sont acceptées par tous.
- A la fin de la réunion, l’animateur s’assurera que l’ensemble des points de l’ordre du jour a été traité, et fixe un délai au secrétaire de séance pour la diffusion du compte-rendu.
- Si nécessaire, fixer dores et déjà la date de la prochaine réunion avec le prochain ordre du jour et les tâches de chacun.
Après la réunion :
- S’assurer que le compte-rendu est conforme à ce qui a été dit lors de la réunion
- Faire vos remarques et suggestions sur le compte-rendu.
Alors oui, cela fait peut paraître comme étant beaucoup de travail pour une « simple réunion », mais c’est en la préparant que l’on gagne en efficacité et en temps. Dites-vous que s’il y a nécessité à organiser une réunion, c’est que ce n’est pas une « simple » réunion…
Pour finir cet article, je dirai qu’à plus de 6 personnes, une réunion de travail devient difficilement tenable. Il vaut mieux en organiser 2, en fonction des postes et compétences des participants.
L’efficacité d’une réunion tient en une bonne préparation, mais est également la responsabilité de chacun des participants (préparation, respect des règles, accomplissement des tâches …) 🙂
Crédit photo : Adobe Stock –
Commentaires récents